El disseny gràfic en la comunicació interna: el pas d’informar a comunicar

Tradicionalment, la comunicació interna no ha apostat pel disseny i la creació de continguts en la mateixa mesura que la comunicació externa cap als clients, consumidors i canals. Això està canviant a mida que les empreses són cada cop més conscients que el públic intern és igual d’important. I és que una bona comunicació per part dels departaments de recursos humans ajuda a tenir equips molt més motivats i compromesos, que se senten cuidats per l’organització.

Els departaments de màrqueting i comunicació treballen sovint amb agències de publicitat i estudis de disseny, mentre que els departaments de recursos humans no han comptat amb aquest tipus de col·laboradors fins ara: la comunicació es realitzava des del departament mateix i amb un enfocament més informatiu. Avui dia, molts responsables de comunicació interna confien en estudis de disseny i continguts per donar forma als missatges corporatius d’una manera més atractiva i creativa.

5 raons per incorporar un estudi de disseny

1. Els responsables de recursos humans no són dissenyadors ni copywriters (com tampoc ho solen ser els professionals del màrqueting!). Són experts en molts altres temes (responsabilitat social, normativa legal, protocols, motivació de equips, talent, diversitat…) sobre els quals necessiten comunicar-se amb els col·laboradors de l’empresa a través de materials clars i atractius per a aquests públics.
2. Els formats digitals han canviat radicalment la manera de comunicar-nos. I això va més enllà d’enviar per correu electrònic un document de Word convertit en PDF. Es tracta d’integrar totes les noves possibilitats que ofereixen aquests formats per fer que els missatges arribin millor i amb més impacte: vídeos, infografies animades, espais amb recursos de formació o webs interactives per llançar debats i mantenir diàlegs amb les persones de l’organització.
3. És important mantenir una consistència en la forma i en l’estil de la comunicació. Els departaments de recursos humans i els de comunicació interna continuen liderant els missatges, però deixen en mans de l’estudi la realització dels diferents elements de comunicació, tant en la creació de textos i imatges com en el disseny. D’aquesta manera, es garanteix una coherència en la imatge interna que es projecta com a empresa, independentment de la persona o del departament.
4. S’aconsegueix una major rapidesa a l’hora de canalitzar els missatges. Un cop aprovada la versió final d’un element de comunicació, és l’estudi mateix qui s’encarrega de les diferents traduccions i d’adaptar-lo als diferents formats i elements, tant impresos com digitals; gràcies a tot això els missatges viatgen més ràpidament i arriben a més persones. Els mateixos estudis de disseny i creació de continguts solen proposar formats i canals per donar més difusió al contingut, en funció dels objectius plantejats.
5. Les comunicacions acurades i atractives generen un major engagement i sensació de pertinença a l’empresa, ja que els receptors se senten més valorats, com un públic important per a la companyia.

Alguns temes de comunicació interna que milloren espectacularment amb un disseny i una creació de continguts professionals

Welcome packs

Un welcome pack és una fórmula amable i efectiva per donar la benvinguda a l’empresa al nou personal i demostrar-li que és important des del primer moment.

Sol transmetre la cultura i els valors de l’organització i fa que els nous col·laboradors se sentin benvinguts i apreciats.

Actualment, els welcome packs digitals estan en auge i inclouen tot un set de recursos perquè la persona s’integri de manera més ràpida: tutorials, enllaços útils, formació, mapes, protocols… Tot queda ordenat i llest per ser personalitzat per a cada nova incorporació, amb elements que es poden segmentar segons el nivell o el departament.

Plans d’igualtat i polítiques de llenguatge inclusiu

Ja sigui per obligació legal o en consonància amb els valors de la companyia, la tendència general és implementar plans i polítiques per eliminar la discriminació per raó de gènere.

Aquestes estratègies se solen reflectir en informes o documents molt formals, però poques vegades assoleixen l’estatus de material de comunicació com a tal.

No obstant això, les organitzacions que posen en valor aquestes accions comunicant-les de manera atractiva obtenen un impacte directe: es transmet de manera molt visible que es tracta d’un tema important i que es pren seriosament.

El disseny i la cura amb què es treballen aquests continguts ajuden a realçar el valor d’unes accions per si mateixes molt positives.

Comunicació en moments de crisi

La COVID-19 va posar de manifest que existeixen situacions inesperades que requereixen d’una acció informativa ràpida i eficaç. Aquest període en concret va incloure successius confinaments, l’increment del treball en remot o híbrid i nombroses i canviants normatives de seguretat. Per a les empreses va ser un gran desafiament de comunicació interna.

Comptar amb un equip extern de disseny i gestió de continguts permet a l’empresa centrar-se en els processos interns i delegar la comunicació en especialistes. Durant la pandèmia i després de la pandèmia, es van haver d’adaptar els materials de manera gairebé contínua i a formats molt diversos: comunicació digital, segmentació per àrees, senyalística interior, protocols infografiats per garantir la comprensió per part de tothom, instruccions simples i molt visuals, packs amb mascaretes i guies...

Potser sense arribar a aquest extrem, totes les empreses han passat o passaran per alguna situació de crisi que requereixi d’una comunicació àgil i clara que permeti fer arribar els missatges de la millor manera a tots els públics implicats.

Newsletter

Els antics butlletins o revistes informatives internes (normalment impreses) s’estan convertint en les noves newsletters digitals corporatives.

Són un element de comunicació periòdica amb totes les persones de l’empresa i permeten des de transmetre un missatge de la direcció fins a promocionar el llançament dels nous productes.

S’emmarquen en un format digital que permet integrar vídeos, galeries de fotos d’esdeveniments, links a continguts diversos, descarregar cupons o vals i fins i tot realitzar enquestes i crear continguts interactius.

Entre els factors més importants per a l’èxit d’aquestes newsletters es troben l’elaboració dels continguts (han de ser rellevants, útils i ben plantejats) i el seu disseny (en línia amb la imatge de l’empresa, atractiu i clar).

Com a resum, tenir cura del disseny i els continguts en la comunicació interna i de recursos humans és un must en les empreses. Comptar amb professionals garanteix que totes les comunicacions arribaran de la millor manera possible als públics interns, generant més confiança, sentiment de pertinença i compromís.

Els nostres especialistes en disseny i creació de continguts estan a punt per ajudar-te. Posa’ns a prova.