El diseño gráfico en la comunicación interna: el paso de informar a comunicar

Tradicionalmente, la comunicación interna no ha apostado por el diseño y la creación de contenidos en la misma medida que la comunicación externa hacia clientes, consumidores y canales. Esto está cambiando a medida que las empresas son cada vez más conscientes de que el público interno es igual de importante. Y es que una buena comunicación por parte de los departamentos de recursos humanos ayuda a tener equipos mucho más motivados y comprometidos, que se sienten cuidados por la organización.

Los departamentos de marketing y comunicación suelen trabajar con agencias de publicidad y estudios de diseño, mientras que los departamentos de recursos humanos no han contado hasta ahora con este tipo de colaboradores: la comunicación se realizaba desde el propio departamento y con un enfoque más informativo. Hoy en día, muchos responsables de comunicación interna confían en estudios de diseño y contenidos para dar forma a los mensajes corporativos de una forma más atractiva y creativa.

5 razones para incorporar un estudio de diseño 

1. Los responsables de recursos humanos no son diseñadores ni copywriters (¡de la misma forma que no suelen serlo los profesionales del marketing!). Son expertos en muchos otros temas (responsabilidad social, normativa legal, protocolos, motivación de equipos, talento, diversidad…) sobre los que necesitan comunicarse con los colaboradores de la empresa mediante materiales claros y atractivos para estos públicos.   
2. Los formatos digitales han cambiado radicalmente la forma de comunicarnos. Y esto va más allá de enviar por correo electrónico un documento de Word convertido en PDF. Se trata de integrar todas las nuevas posibilidades que ofrecen estos formatos para hacer que los mensajes lleguen mejor y con mayor impacto: vídeos, infografías animadas, espacios con recursos de formación o webs interactivas para lanzar debates y mantener diálogos con las personas de la organización.
3. Es importante mantener una consistencia en la forma y el estilo de la comunicación. Los departamentos de recursos humanos y los de comunicación interna siguen liderando los mensajes, pero dejando en manos del estudio la realización de los diferentes elementos de comunicación, tanto en la creación de textos e imágenes como en el diseño. De esta forma, se garantiza una coherencia en la imagen interna que se proyecta como empresa, independientemente de la persona o del departamento.
4. Se logra una mayor rapidez a la hora de canalizar los mensajes. Una vez aprobada la versión final de un elemento de comunicación, es el propio estudio quien se encarga de las diversas traducciones y de adaptarlo a los distintos formatos y elementos, tanto impresos como digitales, gracias a lo cual los mensajes viajan más rápidamente y a más personas. Los propios estudios de diseño y creación de contenidos suelen proponer formatos y canales para dar mayor difusión al contenido, en función de los objetivos planteados.
5. Las comunicaciones cuidadas y atractivas generan un mayor engagement y sensación de pertenencia a la empresa, ya que los receptores se sienten más valorados como un público importante para la compañía.

Algunos temas de comunicación interna que mejoran de manera espectacular con un diseño y una creación de contenidos profesionales

Welcome packs

Un welcome pack es una fórmula amable y efectiva de dar la bienvenida a la empresa al nuevo personal y demostrarle que es importante desde el primer instante.

Suele transmitir la cultura y los valores de la organización y hace que los nuevos colaboradores se sientan bienvenidos y apreciados.

Actualmente, los welcome packs digitales están en auge e incluyen todo un set de recursos para que la persona se integre más rápidamente: tutoriales, enlaces útiles, formación, mapas, protocolos… Todo queda ordenado y listo para ser personalizado para cada nueva incorporación, con elementos segmentables según el nivel o departamento. 

Planes de igualdad y políticas de lenguaje incluso

Ya sea por obligación legal o en consonancia con los valores de la compañía, la tendencia general es implementar planes y políticas para eliminar la discriminación por razón de género.

Estas estrategias suelen reflejarse en informes o documentos muy formales, pero pocas veces alcanzan el status de material de comunicación como tal.

Sin embargo, las organizaciones que ponen en valor estas acciones comunicándolas de forma atractiva obtienen un impacto directo: se transmite de manera muy visible que ese trata de un tema importante y que se toma en serio.

El diseño y el mimo con que se trabajan estos contenidos ayudan a realzar el valor de unas acciones ya de por sí muy positivas. 

Comunicación en momentos de crisis

La COVID-19 puso de manifiesto que existen situaciones inesperadas que requieren de una acción informativa rápida y eficaz. Este período en concreto incluyó sucesivos confinamientos, el incremento del trabajo en remoto o híbrido y numerosas y cambiantes normativas de seguridad. Para las empresas fue un gran desafío de comunicación interna.

Contar con un equipo externo de diseño y gestión de contenidos permite a la empresa centrarse en los procesos internos y delegar la comunicación en especialistas. Durante la pandemia y pospandemia, hubo que adaptar los materiales de manera casi continua y a formatos muy diversos: comunicación digital, segmentación por áreas, señalética interior, protocolos infografiados para garantizar la comprensión por parte de todas las personas, instrucciones simples y muy visuales, packs con mascarillas y guías…

Quizá sin llegar a este extremo, todas las empresas han pasado o pasarán por alguna situación de crisis que requiera de una comunicación ágil y clara  que permita hacer llegar los mensajes de la mejor manera a todos los públicos implicados.

Newsletter

Los antiguos boletines o revistas informativas internas (normalmente impresas) se están convirtiendo en las nuevas newsletters digitales corporativas.

Son un elemento de comunicación periódica con todas las personas de la empresa y permiten desde transmitir un mensaje de la dirección hasta promocionar el lanzamiento de los nuevos productos.

Se enmarcan en un formato digital que permite integrar vídeos, galerías de fotos de eventos, links a contenidos diversos, descargar cupones o vales e incluso realizar encuestas y crear contenidos interactivos.

Entre los factores más importantes para el éxito de estas newsletters se encuentran la elaboración de los contenidos (deben ser relevantes, útiles y bien planteados) y su diseño (en línea con la imagen de la empresa, atractivo y claro).

Como resumen, cuidar el diseño y los contenidos en la comunicación interna y de recursos humanos es un must en las empresas. Contar con profesionales garantiza que todas las comunicaciones van a llegar de la mejor forma posible a los públicos internos, generando mayor confianza, sentimiento de pertenencia y compromiso.

Nuestros especialistas en diseño y creación de contenidos están listos para ayudarte. Ponnos a prueba.